Task 관리 툴 고르기
IT 업계에서 일하신다면 '이슈 트래킹 시스템' 또는 'Task 관리' 툴로 Jira를 가장 많이 아실 것이라 생각합니다. 그다음 대체제로는 Notion, Asana가 유명하다고 보고 있습니다.
Asana는 전 회사에서 처음 도입해서 써보고 지금의 회사에서도 사용했었는데요. 처음 도입 때도 Jira와 가장 많이 고민되었던 것이 아이템 번호를 자동으로 매겨주느냐 아니냐였습니다. 다양한 업무들이 쏟아져 나오면 Task를 생성, 아이템화 하고 아이템 이름으로 커뮤니케이션하기에는 비효율적이라는 의견을 많이 들었습니다. 그래서 아이템 번호를 쓴다고 하는데요. Jira를 제외하고는 Task생성 시 자동으로 고유한 아이템번호를 매겨주는 기능이 순정으로 들어가 있는 툴을 아직 못 봤습니다. Asana에서는 왜 지원해주지 않는가 하는 포럼글도 여럿 보았었구요. 아직까지는 공식으로는 지원하지 않고 플러그인 등을 이용해서 쓰는 불완전한 방식밖에 없었습니다.
하지만 Asana를 채택했고 그래서 PM이 수동으로 아이템번호를 적어가며 Asana를 썼습니다. 그 정도로 Jira보다 Asana를 도입할 이유가 있었냐고 하면 저는 Jira를 제대로 써 볼 기회가 없었지만 팀원들의 의견을 들어보았을 때 비개발자와 협업하기에는 Asana가 더 유연한 기능을 제공한다 였습니다. Task 하나가 여러 프로젝트를 공유할 수도 있고 서브테스트 및 선행, 후속 작업을 연결하기도 편했구요.
"그런데 우리, 쓰는 툴이 너무 많아."
Asana를 쓰면서 백로그 Task로 여러 이슈들을 빠짐없이 적고 진행해야 할 아이템만 골라 진행하고, 추적하면서 업무에 도움이 많이 되었는데요. 하지만 여전히 근본적인 Pain-Point가 있었던 것은 쓰는 툴이 많다는 것이었습니다.
1. 메인 커뮤니케이션: Slack
2. Task 트래킹, 관리: Asana
3. 정의서, 기획서 등 문서 작성: Notion
최소 3개의 툴을 오가며 매번 툴 간에 링크를 걸어주며 이야기하기에는 피로감이 있었습니다. Asana는 Task를 추적하기에 좋은 툴이지만 문서 작성을 모두 만족시켜주진 못했습니다. 간단한 메모는 하도록 디스크립션 칸이 있었지만 상세 내용은 스프레드시트나 노션 등을 연결해야 해서 여러 툴을 핑퐁 하며 다녀야 했네요.
사실 Asana 도입 이전에는 Notion으로 Task 관리를 했었습니다. 트렐로 수준의 칸반보드 기능은 지원했기에 잘 활용하고 있었는데요. 2018년, 2019년의 노션은 태스크 관리하기에는 불편한 부분이 많았습니다. 칸반보드에 카드가 많이 쌓이면 눈에 띄게 느려지는 것이 보였구요. 서브태스크 기능이 없었고 후속 작업과 이을 수도 없었습니다. 그래서 좀 더 가볍고 강력한 Asana로 Task 관리 툴을 분리할 수 밖에 없었네요.
노션에서도 가능해진 서브테스크와 후속/선행 테스크 연결
Break tasks into manageable steps with sub-tasks and dependencies
Sub-tasks and dependencies show how all the pieces of your tasks and projects connect. You can scope out tasks, assign individual steps to your team members, and identify anything blocking your progress.
www.notion.so
2022년 12월 중순쯤 Notion에서 테스크 관리 기능이 추가되었단 소식을 들었습니다. 대강 업데이트 내역을 읽어보니 이 정도면 Asana가 없어도 훌륭하겠다는 생각이 들었고 마침 PM으로 다른 분이 오시면서 툴을 교체해 보기로 이야기하였습니다. 현재는 아이템 번호 매기는 것까지 할 정도로 아이템이 많지 않기 때문에 생략하기로 합니다.
지난날 동안은 모든 Task를 칸반보드로 보는 것을 주력으로 썼지만 이번에는 타임라인을 주력으로 보기로 합니다. 실제 Due Date 관리를 하고 서로 겹치는 Task가 얼마나 많은 지 시각적으로 확인하기에는 타임라인이 훨씬 빠르겠다고 생각했는데요. Asana에서도 모두 가능한 기능이지만 Notion을 쓰면 문서 작성을 Task 자체 내에 할 수 있기 때문에 툴 2개를 쓰던 것을 하나로 쓰면서 간편해집니다.
Notion에서 Task 관리용으로 데이터베이스를 세팅한다면 보기 설정에서 하위 항목과 종속성을 추가해 주면 됩니다. Asana는 기본 세팅이 되어 있지만 Notion에서 사용하려면 레고 블록처럼 블록들을 가지고 와서 맞추는 작업이 필요합니다.
Asana와 Notion에서 Task 상세에 들어왔을 때의 화면입니다. Asana는 서브테스크는 하단에, 종속성(Dependencies)은 상단에 깔끔하게 자리 잡혀 있지만 Notion에서는 Subtask 기능으로 상위 항목, 하위 항목이 들어가고 종속성으로는 선행 작업, 후속 작업으로 들어갑니다. 총 4줄을 먹고있다보니 마음대로 정렬할 수 있는 기능있지만 Asana에 비해 Notion은 투박해 보이네요.
Notion에서 Task를 이것저것 만들다 보면 위와 같은 형태로 타임라인이 만들어집니다. 복잡해지면 질수록 가독성이 떨어지긴 하지만 꼼꼼하게 보다 보면 오히려 직관적인 화면으로 느껴지기도 합니다. 태스크 상세 페이지를 들어가면 그 페이지 자체가 정의서가 되거나 기획서가 될 수 있습니다.
좀 더 장기간 써봐야겠지만 아직까지는 만족스럽게 업무에 사용하고 있습니다. 뭐가 어디에 있는지 헷갈리는 팀원에게는 직접 설명을 해야 하지만 적응이 된다면 Notion 하나만 보아도 작업 현황과 내역을 볼 수 있어서 업무 효율이 높아질 거라 믿고 있습니다.
테스트로 만들어본 Task 관리용 Notion 문서도 공유합니다.
Notion으로 Task 관리: 서브 테스크와 종속성 기능
A new tool for teams & individuals that blends everyday work apps into one.
www.notion.so